Le terme « registres comptables » n’est peut-être pas le plus passionnant, mais les organismes de bienfaisance qui en négligent la tenue s’exposent à certains risques.

La bonne tenue de registres comptables aide l’Agence du revenu du Canada à déterminer si un organisme de bienfaisance s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada (la « Loi »). Tout non-respect de ces obligations constitue souvent un motif de révocation de l’enregistrement.

Les organismes de bienfaisance doivent faire preuve de vigilance et s’assurer que leurs administrateurs, dirigeants, employés et bénévoles comprennent les obligations légales à cet égard et qu’ils respectent les procédures de conservation des registres.

Par ailleurs, le recours de plus en plus fréquent aux systèmes électroniques et aux plateformes tierces dans le cadre des opérations et des activités de collecte de fonds oblige les organismes de bienfaisance à intégrer les obligations légales à leurs processus.Ces exigences méritent une attention particulière lorsque les organismes de bienfaisance utilisent des logiciels de comptabilité sur des plateformes d’infonuagique, des plateformes de gestion des donateurs ou des fournisseurs de services internationaux, car l’emplacement des serveurs n’est pas toujours transparent et ils pourraient être situés à l’extérieur du Canada.

À quel endroit l’organisme de bienfaisance doit-il conserver ses registres comptables?

Le paragraphe 230(2) de la Loi exige que chaque organisme de bienfaisance enregistré conserve ses registres comptables « à une adresse au Canada enregistrée auprès du ministre du Revenu national ou désignée par lui ».

En d’autres termes, les registres comptables doivent être conservés à l’adresse canadienne inscrite dans les dossiers de l’ARC, notamment les registres relatifs aux activités de l’organisme de bienfaisance menées à l’extérieur du Canada.  

Les registres comptables doivent être conservés en anglais ou en français. Si les documents ont été initialement créés dans une autre langue, une version traduite dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada doit être mise à disposition.

Quelles sont les règles concernant les documents électroniques et l’emplacement des serveurs?

L’obligation concernant la tenue des registres comptables s’applique également aux documents en format électronique, qui doivent être conservés dans un format électronique lisible pendant la période de conservation prévue.

Les documents peuvent être sauvegardés en format électronique et consultés à distance. Toutefois, les registres comptables qui sont conservés sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada ne respectent pas l’obligation de maintenir des registres au Canada. 

Bien que souvent négligé, le lieu d’hébergement des données constitue un facteur important, en particulier pour les organismes de bienfaisance qui ont des filiales étrangères, qui font appel à des entités non canadiennes pour des services de nature administrative ou de tenue de livres, ou qui utilisent des systèmes de sauvegarde sur des plateformes d’infonuagique.

Conseil pratique : de nombreuses plateformes d’infonuagique utilisées couramment, notamment les logiciels de comptabilité populaires, les outils de gestion des donateurs et les services de sauvegarde des documents, s’appuient par défaut sur des serveurs situés aux États-Unis ou dans d’autres territoires. Tout organisme de bienfaisance qui utilise une plateforme d’infonuagique devrait vérifier auprès de son fournisseur que l’hébergement des données au Canada est offert et correctement configuré. Le simple fait d’utiliser une version d’une plateforme destinée au marché canadien ne suffit pas si les données sous-jacentes sont sauvegardées sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada.

Par conséquent, un organisme de bienfaisance enregistré au Canada doit s’assurer de respecter les règles suivantes :

  • conserver ses registres comptables en format électronique sur des serveurs situés physiquement au Canada;
  • conserver ses registres dans un format électronique lisible pouvant être mis à la disposition de l’ARC sur demande;
  • conserver des copies de sauvegarde au Canada.

Ces obligations s’appliquent que les registres soient conservés en interne ou par un fournisseur de services tiers, y compris sur des plateformes d’infonuagique, dans des systèmes comptables et sur tout autre outil numérique. 

Le fait de recourir à un fournisseur tiers ne soustrait pas un organisme de bienfaisance à ses obligations en vertu de la Loi. En effet, il lui appartient de s’assurer que ses registres sont conservés au Canada et qu’ils sont accessibles aux fins de vérification ou d’examen par l’ARC.

Combien de temps les organismes de bienfaisance doivent-ils conserver leurs registres comptables?

La durée de conservation des registres comptables varie selon le type de registre ou de document. Les périodes de conservation peuvent être de deux ans, de six ans ou d’une durée indéterminée :

  • Conservation pendant deux ans. Les reçus en double de don officiels doivent être conservés pendant au moins deux ans suivant la fin de l’année civile au cours de laquelle les dons ont été faits.
  • Conservation pendant six ans. Si l’organisme de bienfaisance est toujours enregistré, les documents suivants doivent être conservés pendant six ans après la fin de l’exercice financier auquel ils se rapportent. Si l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance est révoqué (volontairement ou non), les documents suivants doivent être conservés pendant deux ans après la date de révocation : 
    • les grands livres généraux ou tout autre livre d’inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d’une année à l’autre et les comptes nécessaires à la vérification des entrées;
    • les états financiers;
    • les pièces justificatives (bordereaux de dépôt, contrats en bonne et due forme, factures, bons de livraison, bons de commande, etc.);
    • les documents démontrant que les fins et les activités de l’organisme de bienfaisance relèvent de la bienfaisance, comme les rapports annuels, le matériel publicitaire et les accords écrits;
    • les déclarations de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (formulaire T3010).
  • Conservation pour une durée indéterminée. Si l’organisme de bienfaisance est enregistré, les documents suivants doivent être conservés pour une durée indéterminée. Si l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance est révoqué (volontairement ou non), les documents suivants doivent être conservés pendant deux ans après la date de révocation : 
    • Comptes rendus des réunions des administrateurs, des fiduciaires, des membres et du personnel;
    • Documents constitutifs et règlements administratifs.

Quelles sont les conséquences pour tout organisme de bienfaisance qui omet de tenir des registres comptables adéquats?

Parmi les cas de non-conformité les plus fréquemment relevés lors des vérifications de l’ARC figure le défaut, pour un organisme de bienfaisance, de tenir des registres comptables adéquats. 

En effet, les registres doivent permettre à l’ARC de déterminer de manière satisfaisante si un organisme de bienfaisance respecte ses obligations légales. L’ARC doit pouvoir consulter les registres comptables afin de vérifier les revenus et les dons de bienfaisance, de s’assurer que toutes les ressources de l’organisme sont affectées à des fins de bienfaisance et de confirmer que ses objectifs et ses activités répondent aux exigences des lois du Canada en matière de bienfaisance.

Toute tenue inadéquate des registres comptables peut entraîner des sanctions, entre autres des pénalités financières, la suspension du privilège de remettre des reçus officiels de dons ou la révocation de l’enregistrement de l’organisme. Au-delà de la perte du statut d’organisme enregistré, la révocation peut avoir des effets considérables. En effet, l’organisme ne pourrait plus délivrer de reçus officiels de dons et des conséquences fiscales importantes pourraient en découler pour lui-même et ses donateurs.

Par conséquent, les organismes de bienfaisance enregistrés devraient revoir régulièrement leurs pratiques et leurs politiques afin de s’assurer que leurs systèmes et leurs documents justificatifs sont adéquats et leur permettent de démontrer leur conformité aux exigences de la Loi. L’ARC met à la disposition des organismes de bienfaisance une liste de contrôle conçue pour les accompagner dans la mise en place de mesures adéquates de tenue des registres comptables. 

En terminant, bien que le présent article porte principalement sur les obligations légales en matière de tenue des registres, les organismes de bienfaisance constitués en personne morale doivent également s’assurer qu’ils respectent les exigences particulières prévues par le cadre législatif qui les régit. À titre d’exemple, les organismes de bienfaisance constitués en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif ou de toute loi provinciale équivalente peuvent être dans l’obligation de tenir des registres supplémentaires, notamment concernant leurs administrateurs, dirigeants et membres, qui constituent des obligations distinctes de celles imposées par l’ARC. Le respect des exigences de la Loi ne dispense pas automatiquement un organisme de bienfaisance de ses autres obligations en vertu du cadre législatif qui lui est applicable.

Si vous avez des questions à propos des exigences de la Loi en matière de tenue des registres comptables, n’hésitez pas à communiquer avec une avocate ou un avocat de notre groupe Organismes de bienfaisance et à but non lucratif, qui se fera un plaisir d’y répondre.