La Convention Apostille (la « Convention ») est entrée en vigueur au Canada ce mois-ci. Cette nouvelle façon de procéder aura une incidence importante sur les personnes et les organisations qui doivent authentifier des documents pour utilisation dans un pays étranger. Le principal avantage pour les organismes de bienfaisance et à but non lucratif du Canada est que les documents publics seront plus facilement acceptés à l’étranger.

Contexte

Le 11 janvier 2024, la Convention est entrée en vigueur au Canada et a éliminé plusieurs étapes d’authentification. Le Canada a soumis des documents en vue d’adhérer à la Convention le 12 mai 2023. Désormais, tous les documents authentifiés dans les pays signataires de la Convention comprendront un certificat standard appelé apostille. L’apostille confirme le statut officiel d’un document en vue de son utilisation. Elle confirme l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et l’identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Ces nouvelles formalités sont importantes pour les organismes de bienfaisance et à but non lucratif, car elles leur évitent des procédures complexes et simplifient l’acceptation des documents dans plus de 120 pays qui ont signé la convention, entre autres la Pologne, la Chine et le Brésil.

Délivrance d’une apostille au Canada

Affaires mondiales Canada est responsable de la délivrance d’apostilles pour a) les documents délivrés par le gouvernement du Canada, et b) les documents délivrés ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.

Les autorités compétentes des provinces suivantes sont responsables de la délivrance des apostilles pour les documents délivrés ou notariés en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan. Le gouvernement du Canada a désigné les bureaux suivants comme autorités compétentes autorisées à délivrer des apostilles :

  • le ministère des Services au public et aux entreprises de l’Ontario, par l’entremise du Service des documents officiels;
  • le ministère du procureur général de la Colombie-Britannique, par l’entremise de l’Order in Council Administration Office;
  • le ministère de la Justice de l’Alberta, par l’entremise du bureau du secrétaire provincial adjoint;
  • le ministère de la Justice et procureur général de la Saskatchewan, par l’entremise des Services d’authentification;
  • le ministère de la Justice du Québec, par l’entremise de la Direction générale des registres et de la certification.

Certains documents (tels que les documents d’adoption et les documents bancaires) doivent être notariés avant qu’une autorité compétente puisse les authentifier. Vous trouverez ci-dessous une liste des documents devant être notariés. Le lieu de notarisation du document détermine l’endroit où il doit être envoyé pour être authentifié. Vous trouverez ici un tableau récapitulatif des lieux où envoyer des documents notariés pour authentification.

Notez que les documents étrangers ne peuvent pas être authentifiés par une autorité canadienne, même s’ils sont notariés par un notaire canadien ou un notaire public. Dans ce cas, l’organisme de bienfaisance ou à but non lucratif doit, le cas échéant, les faire authentifier ou obtenir une apostille du pays où ils ont été délivrés.

Éléments pratiques

Les organismes de bienfaisance et à but non lucratif canadiens qui exercent leurs activités à l’étranger peuvent être tenus de fournir des documents et de prouver leur authenticité aux autorités locales. La délivrance d’une apostille facilite ce processus. Toutefois, compte tenu de ces nouvelles formalités, les organismes peuvent se retrouver à utiliser des documents déjà authentifiés dans des pays qui ont signé la Convention. Dans ce cas, Affaires mondiales Canada pourrait ne pas délivrer d’apostille si ces documents sont soumis à nouveau. Le bureau de représentation à l’étranger du pays de destination pourrait être tenu de légaliser un tel document. Si les organismes veulent être certains de la procédure à suivre, ils doivent s’adresser au bureau consulaire de leur pays de destination.

Affaires mondiales Canada délivrera également des apostilles pour les documents qui seront utilisés dans des pays qui n’ont pas signé la Convention. Toutefois, les organismes de bienfaisance et à but non lucratif doivent se familiariser avec les exigences juridiques des pays non signataires en communiquant avec les représentants étrangers de ces pays au Canada. Les organismes doivent vérifier si leurs documents doivent être authentifiés par une autorité canadienne compétente et faire légaliser ces documents par le bureau du représentant étranger du pays de destination.

Même si les documents publics étrangers n’ont généralement pas besoin d’être authentifiés avant d’être utilisés au Canada, certaines personnes ou institutions peuvent l’exiger. Dans ce cas, les organismes doivent faire une demande d’authentification. La manière de demander l’authentification de documents étrangers est différente si le document a été délivré dans un pays qui a signé la Convention ou non. Si le pays est signataire de la Convention, une demande d’apostille doit être faite auprès de l’autorité compétente du pays concerné. Toutefois, si la Convention n’est pas en vigueur dans ce pays, l’organisme doit communiquer avec le ministère des Affaires étrangères du pays en question ou son bureau consulaire au Canada.

Autres points importants

Les autorités compétentes canadiennes ne délivrent que des apostilles sur papier. Toutefois, Affaires mondiales Canada prévoit d’offrir des apostilles électroniques à l’avenir.

Conclusions

Cette nouvelle procédure d’authentification simplifiée est une initiative positive, car elle permet à tous, y compris aux organismes de bienfaisance et à but non lucratif, de gagner du temps et d’économiser des frais. Les organismes sont invités à consulter le site web d’Affaires mondiales Canada pour en apprendre davantage au sujet des exigences en matière d’authentification de documents.

Si vous avez des questions, communiquez avec un membre du groupe Impact social de Miller Thomson.