De nos jours, les entreprises évoluent sous une pression constante qui les oblige à s’adapter en permanence. Les contraintes budgétaires, la restructuration des opérations, la modernisation des services, sans oublier le rôle croissant de l’IA, et l’évolution des réalités commerciales forcent les entreprises à revoir la manière dont le travail est exécuté, souvent en temps réel. 

Cette pression qui les oblige à agir rapidement n’est qu’une partie du problème. Chaque décision de changement comporte également des enjeux d’ordre juridique et financier encadrés par les normes d’emploi, les clauses contractuelles, les obligations en matière de droits de la personne et les conventions collectives. Même si le cadre juridique peut sembler contraignant, une approche adéquate rend possible la mise en œuvre de changements importants, tout en assurant une bonne gestion des risques, le maintien du contrôle des opérations. Elle permet aussi la préservation de la confiance et la continuité des relations sur le lieu de travail.

Dans cet article, nous décrivons en termes concrets ce que les équipes RH les plus performantes font, en partenariat avec leurs avocates et avocats spécialisés en droit du travail et droit de l’emploi, pour rester conformes, anticiper les enjeux et prévenir les litiges.

Quels sont les enjeux à passer en revue avant d’apporter des changements en milieu de travail?

Avant la diffusion de toute annonce, il est recommandé d’évaluer les changements proposés selon trois principaux axes de contraintes :

  • la convention collective (le cas échéant);
  • les contrats de travail du personnel non syndiqué;
  • les obligations minimales sur le plan légal (Code des droits de la personne, Loi sur la santé et la sécurité au travail, etc.).

Ce travail initial de vérification permettra de définir le champ des possibles et les modalités les mieux adaptées pour les mettre en œuvre.

Par quels moyens atténuer les risques juridiques lors de la réorganisation des fonctions ou des structures?

Même si, légalement, l’entreprise a le droit d’apporter des changements, la manière dont ceux-ci sont mis en œuvre demeure déterminante. Il est essentiel d’éviter les surprises, tant pour l’entreprise que pour les membres du personnel.

Dès qu’un changement est envisagé, il convient d’évaluer le coût des droits accordés en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (préavis, indemnités de départ, maintien des avantages sociaux) et évaluer les risques de responsabilité en common law à l’égard des employés non syndiqués concernés. Réaliser cette analyse dès le début aide l’entreprise à avoir une meilleure compréhension des risques financiers et à asseoir la décision sur des éléments factuels. En maîtrisant les enjeux de responsabilité dès le départ, il devient possible d’encadrer plus finement le déploiement des changements :

  • Tirer parti des clauses contractuelles en vigueur : il est possible que les contrats de travail permettent déjà que des changements soient apportés aux conditions de travail. Nous recommandons aux entreprises de s’appuyer sur ces dispositions lorsque cela est possible, tout en veillant toutefois à ce que la portée des changements demeure raisonnable.
  • Lorsque les circonstances le permettent, accorder un préavis raisonnable avant la mise en œuvre du changement (en particulier en l’absence de consentement exprès) accompagné d’une explication claire des raisons commerciales.
  • Privilégier la mise en œuvre des changements auprès des groupes d’employés présentant des risques moins élevés (p. ex., les employés récemment embauchés).
  • Proposer une contrepartie : lorsque des changements importants doivent être instaurés et qu’aucun consentement par écrit n’a été fourni, nous recommandons d’envisager une nouvelle contrepartie en échange d’un consentement formalisé par écrit.

Quelle est l’étendue des droits de la direction dans un milieu de travail syndiqué?

Dans un milieu de travail syndiqué, le principal levier dont dispose l’entreprise est la clause relative aux droits de la direction. Cette clause permet généralement aux entreprises d’organiser le travail, d’attribuer des tâches, d’adopter de nouveaux processus et de déterminer les besoins en effectifs. La priorité consiste à ancrer clairement tout changement dans ces droits, sans heurter les dispositions particulières de la convention collective.

Beaucoup de griefs surviennent non pas parce que l’entreprise était dépourvue de droit, mais du fait qu’une exigence technique a été négligée lors du déploiement. Nous conseillons d’effectuer une comparaison entre la clause relative aux droits de la direction et les dispositions applicables, entre autres en matière d’ancienneté, d’obligations d’affichage et d’horaires de travail. Lorsqu’un changement est susceptible d’être contesté, nous recommandons d’engager un dialogue précoce avec le syndicat, dans une logique stratégique. La question n’est pas de demander une autorisation, mais de gérer les risques.

Quelle est la meilleure manière pour les entreprises d’annoncer des changements aux employés?

Les employés sont souvent très attachés à leurs fonctions et à l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Des changements soudains ou mal expliqués peuvent entraîner une résistance, la démoralisation du personnel et l’intensification de l’intervention des syndicats. Il est essentiel de communiquer de manière claire et cohérente, et d’expliquer les changements, mais également la raison de leur mise en œuvre. Dans la mesure du possible, les entreprises devraient donner un préavis, expliquer le but des changements, offrir des occasions de rétroaction et apporter leur soutien pendant la période de transition. Les messages adressés au personnel doivent être cohérents, car toute déclaration faite pendant la période de déploiement des changements peut ensuite être invoquée en cas de grief ou de litige.

Pourquoi la documentation est-elle si importante dans la gestion des changements en milieu de travail?

La qualité de la documentation représente un outil majeur de gestion des risques lorsque des changements organisationnels font l’objet d’un contentieux de la part d’un employé ou d’un examen minutieux de la part d’une autorité décisionnelle ou de l’opinion publique. Les entreprises sont tenues de documenter de manière précise les motifs commerciaux à l’origine des changements, les processus décisionnels internes, les efforts déployés pour se conformer aux conventions collectives et aux obligations prévues par la loi, ainsi que les communications avec les employés et les syndicats (le cas échéant). La transparence et la traçabilité des décisions sont déterminantes, tant pour leur défense sur le plan juridique que pour le maintien de la confiance du public (pour les institutions publiques), et ces pratiques favorisent l’harmonisation entre les services.

En résumé, tout changement comporte inévitablement un certain degré de risque en matière juridique ainsi que sur le plan des relations avec les employés. L’objectif n’est pas forcément d’éliminer ces risques, mais de les maîtriser intelligemment. En s’appuyant sur la convention collective pour prendre leurs décisions, en anticipant leur exposition aux risques juridiques et en structurant la mise en œuvre des changements avec clarté, les entreprises peuvent garder la maîtrise de leurs opérations tout en réduisant au minimum les effets perturbateurs.

Les avocates et avocats de Miller Thomson spécialisés en Droit du travail et droit de l’emploi soutiennent les entreprises engagées dans un processus de transformation de leur milieu de travail dans l’évaluation de leurs risques, la structure de leur stratégie et le déploiement de tout changement en toute confiance.