Modifications importantes concernant les sociétés de la Colombie-Britannique (en vigueur en Mai 2023)

Au cours des dernières semaines, certaines régions de la Colombie-Britannique ont enregistré des températures de 27 degrés Celsius, un record en 2023. L’air printanier n’est pas le seul changement qui attend les Britanno-Colombiens après un mois d’avril maussade. En effet, le gouvernement de la Colombie-Britannique a annoncé que les nouvelles modifications apportées à la Societies Act entreront en vigueur au mois de mai. Plus de 30 000 sociétés de la province sont concernées par ces modifications.

Vous vous souviendrez sans doute que la Societies Amendment Act, 2021 (en anglais) a reçu la sanction royale le 28 octobre 2021. Ce projet de loi vise la modification de la loi par étapes. Certains amendements sont entrés en vigueur (en anglais) en octobre 2021. Un an et demi plus tard, le gouvernement de la Colombie-Britannique a annoncé que les autres modifications entreraient en vigueur en mai 2023.

Nous vous présentons ci-dessous un résumé de ces modifications auxquelles nous avons ajouté nos commentaires en italique :

• Durée du mandat des administrateurs (paragr. 11(1)). À moins de dispositions contraires dans les règlements administratifs de la société, tout administrateur sans mandat doit cesser d’exercer ses fonctions à la fin de la première assemblée générale annuelle qui suit son entrée en fonction. Les règlements administratifs qui ne prévoient aucune limite à la durée du mandat des administrateurs doivent être modifiés si la société ne souhaite pas que le mandat d’un administrateur se termine automatiquement à la fin de l’assemblée générale annuelle suivante et si la société préfère fixer des limites moins restrictives à la durée du mandat.

• Renseignements au sujet des administrateurs et des membres (al.20(1)(e) et (h)). Les registres des administrateurs doivent indiquer la date à laquelle un administrateur entre en fonctions à titre d’administrateur ainsi que la date de fin d’exercice de ces fonctions. Les registres des membres ne doivent contenir que le nom du membre, ses coordonnées et la catégorie dans laquelle la personne se situe en tant que membre (le cas échéant). Toutes les sociétés doivent revoir leurs registres, ajouter les renseignements requis à propos de la durée du mandat des administrateurs et supprimer tout renseignement superflu concernant les membres.

• Avis concernant les documents prêts à être récupérés sur place (art. 29). Si les règlements administratifs prévoient que la transmission d’un document peut se faire en le rendant prêt à être récupéré sur place, la société doit en aviser le destinataire concerné.

• Communication de la rémunération des employés (al. 36(1)(b)). Les sociétés doivent communiquer la rémunération de tout employé ou sous-traitant supérieure au montant prescrit (actuellement 75 000 $). Cette modification s’applique aux états financiers préparés pour les assemblées générales annuelles tenues un an après l’entrée en vigueur de cette exigence.

• Erreurs dans la déclaration des administrateurs et du siège social (art. 51 et nouvel art. 51.1). Les sociétés doivent déposer un avis de correction auprès du registraire si elles ont connaissance d’une erreur dans leur déclaration des administrateurs et du siège social. Toute personne qui n’occupe pas les fonctions d’administrateur peut également demander au registraire de retirer son nom de la déclaration des administrateurs et du siège social.

• Assemblées des administrateurs (art. 54). Les administrateurs ont la possibilité d’adopter une résolution sans avoir à tenir une assemblée si un exemplaire de la résolution est transmis à tous les administrateurs et si l’ensemble des administrateurs (ou moins si une disposition à cet effet est prévue dans les règlements administratifs) consentent à l’adoption de la résolution par écrit ou de toute autre manière prévue dans les règlements administratifs. Les administrateurs ne peuvent pas voter par procuration lors des assemblées des administrateurs. Tout règlement en vigueur autorisant le vote par procuration des administrateurs lors des assemblées des administrateurs est nul et sans effet et doit être supprimé ou modifié. Une société peut également envisager de mettre à jour ses règlements administratifs pour y inscrire l’obligation de transmettre par écrit une résolution à tous les administrateurs si l’ensemble des administrateurs souhaitent adopter une résolution par écrit plutôt que de tenir une assemblée.

• Personnes en conflit d’intérêts lors des assemblées (art. 56 et 62). Tout administrateur ou membre de la haute direction qui est en conflit d’intérêts peut continuer à assister à l’assemblée pour fournir des informations, à condition qu’un administrateur (ou plusieurs administrateurs si une disposition à cet effet est prévue dans les règlements administratifs) demande que cette personne demeure présente. La loi exigeait auparavant que tous les autres administrateurs consentent à ce que toute personne en conflit d’intérêts demeure présente à la réunion. Si les règlements administratifs ou les politiques de votre société en matière de conflits d’intérêts contiennent des dispositions qui ne sont plus en vigueur, le moment est sans doute venu de les mettre à jour.

• Seuil minimal de membres pour l’envoi des avis par courriel (art. 77). Si leurs règlements administratifs le permettent, les sociétés d’au moins 101 membres peuvent procéder à l’envoi des avis de convocation à une assemblée générale par courriel après publication de l’avis de convocation dans un journal ou sur un site Web (le seuil minimal était auparavant de 251). Le courriel ne sera envoyé qu’aux membres dont l’adresse électronique est inscrite dans le registre des membres. Nous conseillons aux sociétés d’au moins 101 membres de mettre à jour leurs règlements administratifs pour pouvoir se prévaloir de cette procédure simplifiée.

• Contenu de la convocation à l’assemblée générale (art. 78). Les convocations à l’assemblée générale doivent être présentées par écrit, contenir la date et l’heure de l’assemblée et, le cas échéant, le lieu, ainsi que toute résolution extraordinaire qui sera présentée lors de l’assemblée.

• Propositions des membres (art. 81). Toute proposition de la part de membres (i) doit contenir le nom des membres et être signée, au minimum, par le nombre de membres ayant droit de vote qui atteignent le seuil fixé par la société à cet égard (généralement 5 % des membres ayant droit de vote ou moins selon les dispositions prévues dans les règlements administratifs); (ii) doit comporter toute résolution extraordinaire à examiner; et (iii) ne doit pas contenir, avec la déclaration d’appui, plus de 500 mots (la limite précédente était de 200 mots; toute société dont les règlements administratifs prévoient encore l’ancienne limite devrait envisager de procéder à leur mise à jour). L’un des membres ayant droit de vote qui a soumis la proposition sera autorisé à présenter personnellement ladite proposition lors de l’assemblée générale annuelle au cours de laquelle la proposition sera débattue. Toutefois, la société n’est pas tenue d’examiner toute proposition en grande partie identique à une question examinée lors d’une assemblée générale récente.

• Responsable de la tenue des registres (nouvel art. 122.1). Toute société qui cherche à procéder à une dissolution volontaire doit nommer un « responsable de la tenue des registres » par voie de résolution ordinaire de ses membres. Le responsable est tenu de conserver et de maintenir à jour les registres de la société pendant trois ans après la dissolution de celle-ci et de permettre l’accès aux registres à des fins d’inspection et de copie pendant cette période. Le responsable de la tenue des registres est nommé par résolution ordinaire des membres avant la dissolution de la société. Les sociétés qui prévoient une dissolution en mai 2023 ou après cette date doivent être conscientes de l’obligation de tenue d’un registre.

• Rétablissements (art. 158 et 159). Les rétablissements limités d’une société peuvent être prolongés ou convertis en rétablissements complets.

• Obligation de déclaration des mandataires (nouveaux art. 170.1 et 170.2). Toute société hors province sans capital-actions peut révoquer un mandataire en déposant un avis auprès du registraire. Le mandataire démissionnaire doit donner sa démission à la société au moins deux mois avant la prise d’effet de la démission et déposer un avis de démission auprès du registraire.

• Sociétés financées par leurs membres et dons au décès (art. 190). Toute société financée par ses membres peut recevoir un don par voie testamentaire (p. ex., sous forme de don par testament, par l’entremise d’une fiducie ou sous forme de don dirigé) de la part d’un membre ayant droit de vote, d’un administrateur, d’un membre de la haute direction, d’un employé ou d’un parent de ces personnes, qui occupent ou ont occupé ces fonctions, sans perdre ni compromettre son statut de société financée par ses membres. Les sociétés financées par leurs membres (qui sont financées principalement par les membres ayant droit de vote) sont assujetties à des limites quant au montant de dons publics qu’elles peuvent recevoir chaque année. La nouvelle réglementation apporte un certain soulagement et une certaine conviction aux sociétés financées par leurs membres qui reçoivent des dons involontaires au décès de certaines personnes.

Le printemps est arrivé en Colombie-Britannique et l’air est porteur de changement. Serait-ce le bon moment pour un ménage de printemps dans les règlements administratifs de votre société? Pour obtenir une analyse de vos règlements administratifs et nos recommandations quant aux changements à y apporter, veuillez communiquer avec Sarah Fitzpatrick ou Stephen Hsia du groupe Impact social au bureau de Vancouver de Miller Thomson.