Protection des renseignements personnels

1. ENGAGEMENT À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Miller Thomson S.E.N.C.R.L., s.r.l et sa société de gestion, Gestion Miltom s.e.c. (collectivement, « Miller Thomson » ou « le cabinet »), s’engagent à protéger le secret, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels qu’elles détiennent. La présente politique décrit la façon dont le cabinet recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels de ceux qui font affaire avec lui ou qui travaillent chez Miller Thomson.

On entend par renseignements personnels les données (notamment le nom et les coordonnées, l’âge et le sexe, les données financières personnelles ou les numéros d’identification) au sujet d’une personne identifiable ou qui permettent d’établir l’identité d’une personne.

Miller Thomson est un cabinet juridique d’envergure nationale qui possède des bureaux dans plusieurs villes canadiennes et qui est soumis à une législation relative à la protection des renseignements personnels dans chaque province où il exerce des activités. Les obligations du cabinet à cet égard sont en partie régies par les règles de déontologie qui s’appliquent à chacun de ses professionnels, notamment à tous les associés, employés, fournisseurs et mandataires, dans le cadre de la prestation de services juridiques aux clients. Ainsi, la plupart des renseignements personnels que le cabinet détient ou recueille sont protégés en vertu du secret professionnel liant l’avocat à son client, et Miller Thomson honore cette obligation professionnelle.

Le cabinet s’engage à recueillir, à utiliser et à communiquer tout renseignement personnel de façon responsable, et uniquement dans les limites de l’autorisation obtenue, dans la mesure nécessaire pour servir ses clients et dans le cadre de ses activités professionnelles. Il tâche également de limiter la quantité de renseignements qu’il recueille sur les personnes ou les organisations à ceux qui sont nécessaires pour offrir des conseils et des services juridiques, pour appliquer les instructions des clients et pour toute autre raison définie dans la présente politique.

2. RAISONS POUR LESQUELLES LE CABINET RECUEILLE, UTILISE ET COMMUNIQUE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

A. Généralités

Le cabinet peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels pour :

⁃ vérifier s’il y a conflit d’intérêts ou décider s’il s’engagera dans une relation professionnelle;
⁃ communiquer avec un client, lui offrir des services et gérer son dossier;
⁃ utiliser des précédents;
⁃ fournir des conseils juridiques ou agir pour le compte d’un client dans le cadre d’une opération ou d’un litige;
⁃ assurer la facturation et les services de comptabilité liés aux services offerts par le cabinet;
⁃ annoncer les bulletins, les cours et les séminaires du cabinet;
⁃ envoyer des cartes de souhaits;
⁃ effectuer les vérifications internes, externes et réglementaires;
⁃ toute autre raison qui a été autorisée;
⁃ toute raison permise ou requise par les lois et les règlements applicables;
⁃ se conformer aux exigences juridiques et réglementaires (notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent).

B. Renseignements personnels sur un membre du grand public

La collecte de renseignements sur des personnes qui ne font pas partie de la clientèle du cabinet est généralement accessoire et vise à rassembler et à examiner des faits se rapportant au dossier d’un client.

Le cabinet pourrait par exemple recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels au sujet de tiers pour :

⁃ fournir des conseils juridiques à ses clients;
⁃ diffuser de l’information sur des événements spéciaux (p. ex., un séminaire ou une conférence) auprès des membres du grand public ou les informer au sujet de ses services juridiques;
⁃ conserver des renseignements au sujet d’employés potentiels dans le cadre de son processus de recrutement et d’embauche.

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C. Renseignements personnels sur les employés

À titre d’employeur, le cabinet recueille et utilise des renseignements personnels sur ses employés, ce qui constitue un aspect essentiel de la gestion des relations de travail. Il s’engage à ne recueillir, à n’utiliser et à ne communiquer ces renseignements qu’afin de gérer et de simplifier les relations avec ses employés.

3. AUTORISATION D’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Avant de transmettre des renseignements personnels au cabinet, toute personne sera invitée à autoriser leur utilisation conformément à la présente politique. Le cabinet gère les autorisations et les renseignements personnels de la manière décrite ci-dessous.

Toute personne qui coche la case autorisation indique qu’elle autorise la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels conformément à la présente politique.

Lorsqu’une personne transmet les renseignements personnels d’une autre personne au cabinet, elle déclare qu’elle a préalablement obtenu son autorisation pour que le cabinet recueille, utilise et communique ses renseignements personnels aux fins prévues dans la présente politique ou par la loi.

Dans bon nombre de situations, la législation relative à la protection des renseignements personnels oblige le cabinet à obtenir l’autorisation de toute personne pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à son sujet. L’autorisation peut prendre différentes formes, mais elle doit être explicite. Elle peut être sous forme écrite, par exemple dans un document signé ou par courriel, ou donnée verbalement, en personne ou par téléphone. L’autorisation explicite permet au cabinet d’utiliser les renseignements personnels de façon raisonnable dans le cadre de la prestation de services juridiques. Toute personne qui doit transmettre au cabinet des renseignements personnels sur quelqu’un d’autre (un employé, une personne à charge, etc.), est tenue de s’assurer, lorsque la loi l’exige et avant la transmission des renseignements, que cette autre personne autorise la communication de ces renseignements conformément aux fins expressément visées.

Chacun a le choix de fournir ou non des renseignements personnels au cabinet. Toute demande de service doit être accompagnée de certains renseignements pour que le cabinet soit en mesure de donner suite à la demande. Par conséquent, la personne autorise à cette fin le cabinet à recueillir et à utiliser ces renseignements, et à les communiquer à des tiers. Elle autorise également le cabinet à utiliser et à conserver les renseignements personnels pour aussi longtemps que nécessaire aux fins précitées. L’autorisation reste en vigueur même après la fin de la relation avec le cabinet, à moins que la personne ne la retire par écrit.

La loi comporte certaines exceptions en vertu desquelles le cabinet n’est pas tenu d’obtenir d’autorisation ou d’expliquer ses raisons pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels. Ces exceptions comprennent les situations d’urgence représentant un danger pour la vie, pour la santé ou pour la sécurité d’une personne, ou l’obligation de se conformer à une ordonnance d’un tribunal. Il est possible d’obtenir une liste plus exhaustive des exceptions en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels du cabinet mentionné ci-dessous.

Si, pour quelque raison que ce soit, le cabinet doit utiliser ou communiquer des renseignements personnels à une fin autre que celle établie à l’origine, il entreprendra les démarches nécessaires pour obtenir l’autorisation de la personne concernée.

Le cabinet conserve les renseignements de ses clients actuels et anciens pour faciliter la prestation de ses services. Toute personne qui ne souhaite plus recevoir d’information à propos des services du cabinet doit communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels. La liste de contacts du cabinet sera mise à jour en conséquence.

4. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre des services offerts, le cabinet pourrait devoir communiquer les renseignements personnels recueillis à d’autres fournisseurs de services ou mandataires qui agissent pour son compte. Lorsque le cabinet communique des renseignements personnels à des tiers (p. ex. à un fournisseur de services d’archivage) ou à des services de tiers liés aux services offerts aux clients, il conclut des ententes avec ces tiers stipulant les utilisations autorisées et comprenant un engagement des tiers à offrir un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui du cabinet.

Le cabinet ne vend ni listes de clients ni renseignements personnels.

Certaines circonstances pourraient obliger le cabinet à fournir des renseignements personnels à des tiers à des fins juridiques ou réglementaires.

Les avocats sont tenus de protéger les renseignements personnels des clients en considération de la responsabilité professionnelle qui leur incombe. Les règles régissant le secret professionnel liant l’avocat à son client protègent également ces renseignements, qu’un avocat ne doit jamais communiquer sans avoir préalablement obtenu des instructions du client. La législation en vigueur relativement à la protection des renseignements personnels ne porte aucunement atteinte au secret professionnel, mais précise plutôt qu’aucune disposition de la loi ne l’affecte. Par conséquent, le cabinet protégera tout renseignement personnel en vertu du secret professionnel liant l’avocat à son client.

À la demande d’un client, le cabinet a l’obligation professionnelle de lui indiquer quels renseignements sont contenus dans son dossier.

5. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS

Il est important que les renseignements personnels sur chaque client soient exacts et complets. Le cabinet pourra ainsi offrir le meilleur service possible. Sauf certaines exceptions, les clients peuvent consulter, confirmer ou modifier leurs renseignements personnels et aider le cabinet à maintenir ces données à jour en mentionnant tout changement (p. ex., une nouvelle adresse, un nouveau numéro de téléphone).

Malgré tous les efforts déployés, les renseignements peuvent comporter certaines inexactitudes. Si une personne constate que certaines données à son sujet ne sont plus valides, ou sont incorrectes ou incomplètes, elle peut en faire part au cabinet, qui apportera les corrections nécessaires rapidement et fera tous les efforts raisonnables pour communiquer ces modifications aux autres parties auxquelles il pourrait avoir envoyé par mégarde des renseignements personnels incorrects.

6. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le cabinet utilise toutes les mesures physiques, électroniques et procédurales appropriées pour protéger ses systèmes et l’ensemble des renseignements personnels qu’il détient contre les utilisations ou accès non autorisés. Toutes les mesures de sécurité sont adaptées au degré de confidentialité des renseignements recueillis.

Le contrat que les fournisseurs de services et les mandataires concluent avec le cabinet comporte l’obligation de protéger la confidentialité des renseignements fournis par les clients et l’interdiction d’utiliser ces données à des fins non autorisées.

Les employés sont soumis à des normes et à des politiques sévères pour veiller à ce que les renseignements personnels soient protégés et traités avec soin et respect.

Le cabinet prend toutes les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels. Il y a toutefois des risques inhérents à l’échange ou à la protection de données au moyen de toute forme de communication (électronique ou autre), y compris l’infonuagique. Les données stockées dans le nuage peuvent être transmises en dehors du Canada et éventuellement réquisitionnées par un gouvernement étranger.

Le cabinet décline toute responsabilité à l’égard des préjudices découlant du mauvais usage de renseignements confidentiels lors d’un tel échange. Le cabinet privilégie les communications par courriel et, à moins d’indication contraire par écrit, il pourrait utiliser du texte non chiffré.

7. COORDONNÉES DES PERSONNES-RESSOURCES

Toute personne peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels du cabinet pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des politiques et des procédures à cet égard, pour demander l’accès à certains renseignements personnels que le cabinet pourrait détenir à son sujet, ou pour toute question ou préoccupation. Le cabinet répondra rapidement et fera tous les efforts pour y remédier. Dans tous les cas, il tiendra compte de ses obligations en matière de renseignements visés par le secret professionnel, ainsi que de ses autres obligations en vertu de la législation en vigueur relativement à la protection des renseignements personnels. Le cabinet se réserve le droit de demander des renseignements personnels à toute personne pour vérifier son identité.

Responsable de la protection des renseignements personnels du cabinet

Personne-ressource : Pascale Cloutier, associée et avocate générale

Même si le cabinet déploie tous les efforts pour sécuriser l’ensemble des communications transmises dans ses bureaux sur lesquelles il peut exercer un contrôle, aucune méthode d’envoi n’est entièrement sécuritaire et tout envoi de renseignements personnels peut être intercepté, accidentellement ou délibérément, par des tiers.