{"id":53305,"date":"2026-07-22T14:19:02","date_gmt":"2026-07-22T18:19:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.millerthomson.com\/?p=53305"},"modified":"2026-07-22T14:19:05","modified_gmt":"2026-07-22T18:19:05","slug":"tenue-adequate-des-livres-et-registres-rappels-importants-pour-les-organismes-de-bienfaisance-enregistres-au-canada","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/perspectives-juridiques\/impact-social\/tenue-adequate-des-livres-et-registres-rappels-importants-pour-les-organismes-de-bienfaisance-enregistres-au-canada\/","title":{"rendered":"Tenue ad\u00e9quate des livres et registres : rappels importants pour les organismes de bienfaisance enregistr\u00e9s au Canada"},"content":{"rendered":"\n<p>Le terme \u00ab&nbsp;registres comptables&nbsp;\u00bb n\u2019est peut-\u00eatre pas le plus passionnant, mais les organismes de bienfaisance qui en n\u00e9gligent la tenue s\u2019exposent \u00e0 certains risques.<\/p>\n\n\n\n<p>La bonne tenue de registres comptables aide l\u2019Agence du revenu du Canada \u00e0 d\u00e9terminer si un organisme de bienfaisance s\u2019acquitte de ses responsabilit\u00e9s en vertu de la <em>Loi de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu <\/em>du Canada (la \u00ab&nbsp;<strong>Loi<\/strong>&nbsp;\u00bb). Tout non-respect de ces obligations constitue souvent un motif de r\u00e9vocation de l\u2019enregistrement.<\/p>\n\n\n\n<p>Les organismes de bienfaisance doivent faire preuve de vigilance et s\u2019assurer que leurs administrateurs, dirigeants, employ\u00e9s et b\u00e9n\u00e9voles comprennent les obligations l\u00e9gales \u00e0 cet \u00e9gard et qu\u2019ils respectent les proc\u00e9dures de conservation des registres.<\/p>\n\n\n\n<p>Par ailleurs, le recours de plus en plus fr\u00e9quent aux syst\u00e8mes \u00e9lectroniques et aux plateformes tierces dans le cadre des op\u00e9rations et des activit\u00e9s de collecte de fonds oblige les organismes de bienfaisance \u00e0 int\u00e9grer les obligations l\u00e9gales \u00e0 leurs processus.Ces exigences m\u00e9ritent une attention particuli\u00e8re lorsque les organismes de bienfaisance utilisent des logiciels de comptabilit\u00e9 sur des plateformes d\u2019infonuagique, des plateformes de gestion des donateurs ou des fournisseurs de services internationaux, car l\u2019emplacement des serveurs n\u2019est pas toujours transparent et ils pourraient \u00eatre situ\u00e9s \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du Canada.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00c0 quel endroit l\u2019organisme de bienfaisance doit-il conserver ses registres comptables?<\/h2>\n\n\n\n<p>Le paragraphe&nbsp;230(2) de la Loi exige que chaque organisme de bienfaisance enregistr\u00e9 conserve ses registres comptables \u00ab&nbsp;\u00e0 une adresse au Canada enregistr\u00e9e aupr\u00e8s du ministre du Revenu national ou d\u00e9sign\u00e9e par lui&nbsp;\u00bb.<\/p>\n\n\n\n<p>En d\u2019autres termes, les registres comptables doivent \u00eatre conserv\u00e9s \u00e0 l\u2019adresse canadienne inscrite dans les dossiers de l\u2019ARC, notamment les registres relatifs aux activit\u00e9s de l\u2019organisme de bienfaisance men\u00e9es \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du Canada. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Les registres comptables doivent \u00eatre conserv\u00e9s en anglais ou en fran\u00e7ais. Si les documents ont \u00e9t\u00e9 initialement cr\u00e9\u00e9s dans une autre langue, une version traduite dans l\u2019une ou l\u2019autre des langues officielles du Canada doit \u00eatre mise \u00e0 disposition.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles sont les r\u00e8gles concernant les documents \u00e9lectroniques et l\u2019emplacement des serveurs?<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019obligation concernant la tenue des registres comptables s\u2019applique \u00e9galement aux documents en format \u00e9lectronique, qui doivent \u00eatre conserv\u00e9s dans un format \u00e9lectronique lisible pendant la p\u00e9riode de conservation pr\u00e9vue.<\/p>\n\n\n\n<p>Les documents peuvent \u00eatre sauvegard\u00e9s en format \u00e9lectronique et consult\u00e9s \u00e0 distance. Toutefois, les registres comptables qui sont conserv\u00e9s sur des serveurs situ\u00e9s \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du Canada ne respectent pas l\u2019obligation de maintenir des registres <em>au Canada<\/em>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Bien que souvent n\u00e9glig\u00e9, le lieu d\u2019h\u00e9bergement des donn\u00e9es constitue un facteur important, en particulier pour les organismes de bienfaisance qui ont des filiales \u00e9trang\u00e8res, qui font appel \u00e0 des entit\u00e9s non canadiennes pour des services de nature administrative ou de tenue de livres, ou qui utilisent des syst\u00e8mes de sauvegarde sur des plateformes d\u2019infonuagique.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Conseil pratique&nbsp;:<\/strong> de nombreuses plateformes d\u2019infonuagique utilis\u00e9es couramment, notamment les logiciels de comptabilit\u00e9 populaires, les outils de gestion des donateurs et les services de sauvegarde des documents, s\u2019appuient par d\u00e9faut sur des serveurs situ\u00e9s aux \u00c9tats-Unis ou dans d\u2019autres territoires. Tout organisme de bienfaisance qui utilise une plateforme d\u2019infonuagique devrait v\u00e9rifier aupr\u00e8s de son fournisseur que l\u2019h\u00e9bergement des donn\u00e9es au Canada est offert et correctement configur\u00e9. Le simple fait d\u2019utiliser une version d\u2019une plateforme destin\u00e9e au march\u00e9 canadien ne suffit pas si les donn\u00e9es sous-jacentes sont sauvegard\u00e9es sur des serveurs situ\u00e9s \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du Canada.<\/p>\n\n\n\n<p>Par cons\u00e9quent, un organisme de bienfaisance enregistr\u00e9 au Canada doit s\u2019assurer de respecter les r\u00e8gles suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>conserver ses registres comptables en format \u00e9lectronique sur des serveurs situ\u00e9s physiquement au Canada;<\/li>\n\n\n\n<li>conserver ses registres dans un format \u00e9lectronique lisible pouvant \u00eatre mis \u00e0 la disposition de l\u2019ARC sur demande;<\/li>\n\n\n\n<li>conserver des copies de sauvegarde au Canada.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ces obligations s\u2019appliquent que les registres soient conserv\u00e9s en interne ou par un fournisseur de services tiers, y compris sur des plateformes d\u2019infonuagique, dans des syst\u00e8mes comptables et sur tout autre outil num\u00e9rique.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Le fait de recourir \u00e0 un fournisseur tiers ne soustrait pas un organisme de bienfaisance \u00e0 ses obligations en vertu de la Loi. En effet, il lui appartient de s\u2019assurer que ses registres sont conserv\u00e9s au Canada et qu\u2019ils sont accessibles aux fins de v\u00e9rification ou d\u2019examen par l\u2019ARC.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Combien de temps les organismes de bienfaisance doivent-ils conserver leurs registres comptables?<\/h2>\n\n\n\n<p>La dur\u00e9e de conservation des registres comptables varie selon le type de registre ou de document. Les p\u00e9riodes de conservation peuvent \u00eatre de deux ans, de six ans ou d\u2019une dur\u00e9e ind\u00e9termin\u00e9e&nbsp;:<\/p>\n\n\n<p>\n\n\n<\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li><strong>Conservation pendant deux ans.<\/strong> Les re\u00e7us en double de don officiels doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant au moins deux ans suivant la fin de l\u2019ann\u00e9e civile au cours de laquelle les dons ont \u00e9t\u00e9 faits.<\/li>\n\n \n\n<li><strong>Conservation pendant six ans.<\/strong> Si l\u2019organisme de bienfaisance est toujours enregistr\u00e9, les documents suivants doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant six ans apr\u00e8s la fin de l\u2019exercice financier auquel ils se rapportent. Si l\u2019enregistrement de l\u2019organisme de bienfaisance est r\u00e9voqu\u00e9 (volontairement ou non), les documents suivants doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant deux ans apr\u00e8s la date de r\u00e9vocation\u00a0:\u00a0\n<ul>\n<li>les grands livres g\u00e9n\u00e9raux ou tout autre livre d\u2019inscriptions d\u00e9finitives renfermant le sommaire des transactions report\u00e9es d\u2019une ann\u00e9e \u00e0 l\u2019autre et les comptes n\u00e9cessaires \u00e0 la v\u00e9rification des entr\u00e9es;<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>les \u00e9tats financiers;<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>les pi\u00e8ces justificatives (bordereaux de d\u00e9p\u00f4t, contrats en bonne et due forme, factures, bons de livraison, bons de commande, etc.);<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>les documents d\u00e9montrant que les fins et les activit\u00e9s de l\u2019organisme de bienfaisance rel\u00e8vent de la bienfaisance, comme les rapports annuels, le mat\u00e9riel publicitaire et les accords \u00e9crits;<\/li>\n<li>les d\u00e9clarations de renseignements des organismes de bienfaisance enregistr\u00e9s (formulaire\u00a0T3010).<\/li>\n<\/ul>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<\/ul>\n\n<\/li>\n\n \n\n<li><strong>Conservation pour une dur\u00e9e ind\u00e9termin\u00e9e.<\/strong> Si l\u2019organisme de bienfaisance est enregistr\u00e9, les documents suivants doivent \u00eatre conserv\u00e9s pour une dur\u00e9e ind\u00e9termin\u00e9e. Si l\u2019enregistrement de l\u2019organisme de bienfaisance est r\u00e9voqu\u00e9 (volontairement ou non), les documents suivants doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant deux ans apr\u00e8s la date de r\u00e9vocation\u00a0:\u00a0\n<ul>\n<li>Comptes rendus des r\u00e9unions des administrateurs, des fiduciaires, des membres et du personnel;<\/li>\n<li>Documents constitutifs et r\u00e8glements administratifs.<\/li>\n<\/ul>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<\/ul>\n\n<\/li>\n\n<\/ul>\n<p>\n\n\n<\/p>\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles sont les cons\u00e9quences pour tout organisme de bienfaisance qui omet de tenir des registres comptables ad\u00e9quats?<\/h2>\n\n\n\n<p>Parmi les cas de non-conformit\u00e9 les plus fr\u00e9quemment relev\u00e9s lors des v\u00e9rifications de l\u2019ARC figure le d\u00e9faut, pour un organisme de bienfaisance, de tenir des registres comptables ad\u00e9quats.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En effet, les registres doivent permettre \u00e0 l\u2019ARC de d\u00e9terminer de mani\u00e8re satisfaisante si un organisme de bienfaisance respecte ses obligations l\u00e9gales. L\u2019ARC doit pouvoir consulter les registres comptables afin de v\u00e9rifier les revenus et les dons de bienfaisance, de s\u2019assurer que toutes les ressources de l\u2019organisme sont affect\u00e9es \u00e0 des fins de bienfaisance et de confirmer que ses objectifs et ses activit\u00e9s r\u00e9pondent aux exigences des lois du Canada en mati\u00e8re de bienfaisance.<\/p>\n\n\n\n<p>Toute tenue inad\u00e9quate des registres comptables peut entra\u00eener des sanctions, entre autres des p\u00e9nalit\u00e9s financi\u00e8res, la suspension du privil\u00e8ge de remettre des re\u00e7us officiels de dons ou la r\u00e9vocation de l\u2019enregistrement de l\u2019organisme. Au-del\u00e0 de la perte du statut d\u2019organisme enregistr\u00e9, la r\u00e9vocation peut avoir des effets consid\u00e9rables. En effet, l\u2019organisme ne pourrait plus d\u00e9livrer de re\u00e7us officiels de dons et des cons\u00e9quences fiscales importantes pourraient en d\u00e9couler pour lui-m\u00eame et ses donateurs.<\/p>\n\n\n\n<p>Par cons\u00e9quent, les organismes de bienfaisance enregistr\u00e9s devraient revoir r\u00e9guli\u00e8rement leurs pratiques et leurs politiques afin de s\u2019assurer que leurs syst\u00e8mes et leurs documents justificatifs sont ad\u00e9quats et leur permettent de d\u00e9montrer leur conformit\u00e9 aux exigences de la Loi. L\u2019ARC met \u00e0 la disposition des organismes de bienfaisance une <a href=\"https:\/\/www.canada.ca\/fr\/agence-revenu\/services\/organismes-bienfaisance-dons\/organismes-bienfaisance\/listes-controle-organismes-bienfaisance\/tenir-registres-comptables-adequats.html\" type=\"link\" id=\"https:\/\/www.canada.ca\/fr\/agence-revenu\/services\/organismes-bienfaisance-dons\/organismes-bienfaisance\/listes-controle-organismes-bienfaisance\/tenir-registres-comptables-adequats.html\">liste de contr\u00f4le con\u00e7ue pour les accompagner dans la mise en place de mesures ad\u00e9quates de tenue des registres comptables<\/a>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En terminant, bien que le pr\u00e9sent article porte principalement sur les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de tenue des registres, les organismes de bienfaisance constitu\u00e9s en personne morale doivent \u00e9galement s\u2019assurer qu\u2019ils respectent les exigences particuli\u00e8res pr\u00e9vues par le cadre l\u00e9gislatif qui les r\u00e9git. \u00c0 titre d\u2019exemple, les organismes de bienfaisance constitu\u00e9s en vertu de la <em>Loi canadienne sur les organisations \u00e0 but non lucratif <\/em>ou de toute loi provinciale \u00e9quivalente peuvent \u00eatre dans l\u2019obligation de tenir des registres suppl\u00e9mentaires, notamment concernant leurs administrateurs, dirigeants et membres, qui constituent des obligations distinctes de celles impos\u00e9es par l\u2019ARC. Le respect des exigences de la Loi ne dispense pas automatiquement un organisme de bienfaisance de ses autres obligations en vertu du cadre l\u00e9gislatif qui lui est applicable.<\/p>\n\n\n\n<p>Si vous avez des questions \u00e0 propos des exigences de la Loi en mati\u00e8re de tenue des registres comptables, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 communiquer avec <a href=\"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/expertises\/droit-fiscal\/organismes-de-bienfaisance-et-a-but-non-lucratif\/\">une avocate ou un avocat de notre groupe Organismes de bienfaisance et \u00e0 but non lucratif<\/a>, qui se fera un plaisir d\u2019y r\u00e9pondre.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le terme \u00ab&nbsp;registres comptables&nbsp;\u00bb n\u2019est peut-\u00eatre pas le plus passionnant, mais les organismes de bienfaisance qui en n\u00e9gligent la tenue s\u2019exposent \u00e0 certains risques. 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Un suivi insuffisant peut entra\u00eener la r\u00e9vocation du statut de bienfaisance. Voyez ce que l\u2019ARC exige.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/perspectives-juridiques\/impact-social\/tenue-adequate-des-livres-et-registres-rappels-importants-pour-les-organismes-de-bienfaisance-enregistres-au-canada\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Tenue ad\u00e9quate des livres et registres : rappels importants pour les organismes de bienfaisance enregistr\u00e9s au Canada | Miller Thomson\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Les livres et registres ne sont pas qu\u2019une formalit\u00e9. Un suivi insuffisant peut entra\u00eener la r\u00e9vocation du statut de bienfaisance. 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