{"id":47205,"date":"2026-03-05T16:46:01","date_gmt":"2026-03-05T21:46:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.millerthomson.com\/?p=47205"},"modified":"2026-03-05T16:46:50","modified_gmt":"2026-03-05T21:46:50","slug":"etes-vous-pour-les-assemblees-de-coproprietaires-virtuelles-et-le-vote-electronique-en-ontario-absolument-mais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/perspectives-juridiques\/copropriete\/etes-vous-pour-les-assemblees-de-coproprietaires-virtuelles-et-le-vote-electronique-en-ontario-absolument-mais\/","title":{"rendered":"\u00cates-vous pour les assembl\u00e9es de copropri\u00e9taires virtuelles et le vote \u00e9lectronique en Ontario? Absolument, mais\u2026"},"content":{"rendered":"\n<p>D\u2019abord adopt\u00e9es comme mesures temporaires en raison de la COVID, les assembl\u00e9es virtuelles et les proc\u00e9dures de vote par un moyen de communication \u00e9lectronique sont rapidement devenues pratique courante pour de nombreuses associations condominiales en Ontario lors des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales et des \u00e9lections qui s\u2019y rattachent. Ce nouveau mode de fonctionnement offre de r\u00e9els avantages&nbsp;: r\u00e9duction des co\u00fbts, simplification de la logistique et, tr\u00e8s souvent, augmentation du taux de participation. Toutefois, maintenant que le projet de loi&nbsp;91 (<a href=\"https:\/\/www.ontario.ca\/lois\/loi\/s23009\"><em>Loi de 2023<\/em> <em>visant \u00e0 r\u00e9duire les formalit\u00e9s administratives pour une \u00e9conomie plus forte<\/em><\/a>) a modifi\u00e9 de fa\u00e7on permanente la <a href=\"https:\/\/www.ontario.ca\/lois\/loi\/98c19\"><em>Loi de 1998 sur les condominiums<\/em><\/a> (la \u00ab&nbsp;Loi sur les condominiums&nbsp;\u00bb), les conseils d\u2019administration doivent \u00e9galement int\u00e9grer les nouvelles obligations r\u00e9glementaires et mesurer les risques concrets li\u00e9s \u00e0 tout manquement dans le d\u00e9roulement du processus, dans l\u2019utilisation des plateformes technologiques ou dans la gestion de la documentation.<\/p>\n\n\n\n<p>Cet article apporte un \u00e9clairage sur les principaux atouts, les obligations r\u00e9glementaires et les risques concrets li\u00e9s \u00e0 l\u2019envoi des avis par voie \u00e9lectronique, \u00e0 la tenue des assembl\u00e9es en mode virtuel ou hybride et au d\u00e9roulement du vote par un moyen de communication \u00e9lectronique, afin que les conseils d\u2019administration et les gestionnaires d\u2019associations condominiales en Ontario puissent utiliser ces outils en toute confiance.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelle est l\u2019incidence r\u00e9elle des mesures adopt\u00e9es dans le projet de loi&nbsp;91 sur l\u2019organisation des assembl\u00e9es de copropri\u00e9taires et sur le processus de vote?<\/h2>\n\n\n\n<p>\u00c0 compter du 1<sup>er&nbsp;<\/sup>octobre&nbsp;2023, les mesures adopt\u00e9es dans le projet de loi&nbsp;91 ont rendu permanentes plusieurs mesures instaur\u00e9es temporairement pendant la pand\u00e9mie pour faciliter le travail des associations condominiales de l\u2019Ontario. Ces mesures comprenaient, notamment&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les avis de l\u2019association condominiale peuvent \u00eatre envoy\u00e9s aux propri\u00e9taires par voie \u00e9lectronique sans leur consentement pr\u00e9alable.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Les assembl\u00e9es virtuelles ou hybrides des propri\u00e9taires et des administrateurs sont autoris\u00e9es, \u00e0 moins de disposition contraire dans le r\u00e8glement administratif de la copropri\u00e9t\u00e9. \u00c0 des fins de clarification, pr\u00e9cisons que le format hybride permet d\u2019assister aux assembl\u00e9es en personne tout en offrant la possibilit\u00e9 d\u2019une participation virtuelle simultan\u00e9e par voie \u00e9lectronique (en ligne et\/ou par t\u00e9l\u00e9phone). Toutes les personnes assistant \u00e0 une assembl\u00e9e de mani\u00e8re virtuelle ou hybride doivent avoir la possibilit\u00e9 d\u2019y participer de fa\u00e7on suffisante et de \u00ab&nbsp;communiquer entre elles de fa\u00e7on simultan\u00e9e et instantan\u00e9e&nbsp;\u00bb.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Le vote par un moyen de communication \u00e9lectronique est autoris\u00e9, \u00e0 moins de disposition contraire dans le r\u00e8glement administratif de la copropri\u00e9t\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Il est important de noter que ces modifications n\u2019ont pas pr\u00e9s\u00e9ance sur les r\u00e8glements administratifs en vigueur, qui imposent d\u00e9j\u00e0 des restrictions concernant la transmission des avis par voie \u00e9lectronique, la tenue des assembl\u00e9es en mode virtuel ou hybride ou le d\u00e9roulement du vote par un moyen de communication \u00e9lectronique. Les entreprises doivent donc passer en revue les dispositions de leurs documents constitutifs et s\u2019y conformer.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quels sont les avantages des assembl\u00e9es virtuelles et du vote \u00e9lectronique pour les associations condominiales?<\/h2>\n\n\n\n<p>Ces modifications facilitent ind\u00e9niablement la capacit\u00e9 des associations condominiales \u00e0 s\u2019acquitter de leurs responsabilit\u00e9s de gouvernance de mani\u00e8re plus efficiente, plus efficace et de mani\u00e8re plus avantageuse sur le plan des co\u00fbts. En m\u00eame temps, ces modifications augmentent le taux de participation des propri\u00e9taires. Ces facteurs expliquent en grande partie pourquoi les avis, les assembl\u00e9es et le vote par un moyen de communication \u00e9lectronique sont si rapidement devenus la norme et pourquoi les propri\u00e9taires ont largement adh\u00e9r\u00e9 \u00e0 cette nouvelle fa\u00e7on de proc\u00e9der.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles sont les obligations r\u00e9glementaires applicables \u00e0 l\u2019envoi d\u2019avis par voie \u00e9lectronique et \u00e0 la tenue de r\u00e9unions virtuelles?<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Avis par voie \u00e9lectronique et adresses de courrier \u00e9lectronique&nbsp;:&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les associations condominiales peuvent d\u00e9sormais partir du principe que si un ou une propri\u00e9taire leur a fourni une adresse de courrier \u00e9lectronique, elles peuvent l\u2019utiliser pour communiquer avec cette personne.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Toutefois, l\u2019article&nbsp;46.1 de la Loi sur les condominiums exige que l\u2019association condominiale tienne un registre de toutes les adresses de courrier \u00e9lectronique utilis\u00e9es pour l\u2019envoi des communications.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Assembl\u00e9es en mode virtuel et hybride&nbsp;:&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Si une assembl\u00e9e doit \u00eatre tenue en mode virtuel ou hybride, les propri\u00e9taires doivent avoir re\u00e7u des instructions claires sur la mani\u00e8re d\u2019y assister, d\u2019y participer et d\u2019y exercer son droit de vote.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Pr\u00e9ciser l\u2019adresse du lieu o\u00f9 se tiendront les assembl\u00e9es enti\u00e8rement en mode virtuel n\u2019est pas une obligation. Pour que les instructions soient claires et satisfaisantes, il faudra probablement fournir un ou plusieurs guides \u00e9tape par \u00e9tape, tenir une s\u00e9ance de formation pour les propri\u00e9taires moins familiaris\u00e9s avec les technologies et peut-\u00eatre mettre en place une ligne d\u2019assistance technique pendant la dur\u00e9e de l\u2019assembl\u00e9e.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Voix exprim\u00e9es par un moyen de communication \u00e9lectronique&nbsp;:<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les propri\u00e9taires peuvent exprimer leur voix par un moyen de communication \u00e9lectronique (par t\u00e9l\u00e9phone, par t\u00e9l\u00e9copieur ou par bulletin \u00e9lectronique) sans qu\u2019il soit n\u00e9cessaire d\u2019adopter un nouveau r\u00e8glement, \u00e0 moins d\u2019interdiction \u00e0 cet effet dans un r\u00e8glement en vigueur.<\/li>\n\n\n\n<li>Les registres de la soci\u00e9t\u00e9 doivent comporter, notamment, un registre de toutes les voix exprim\u00e9es lors des assembl\u00e9es, qu\u2019elles aient \u00e9t\u00e9 exprim\u00e9es par voie \u00e9lectronique, en personne ou par procuration, et ces registres doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant la p\u00e9riode minimale prescrite.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Les membres des conseils d\u2019administration doivent \u00e9galement garder \u00e0 l\u2019esprit que ces exigences s\u2019ajoutent aux autres obligations pr\u00e9vues par la Loi sur les condominiums et dans les documents constitutifs de la soci\u00e9t\u00e9, et qu\u2019ils peuvent toujours adopter des r\u00e8glements administratifs pour clarifier la mani\u00e8re dont les assembl\u00e9es virtuelles et le vote \u00e9lectronique se tiendront ou pour les restreindre, \u00e0 condition de ne pas contrevenir \u00e0 la Loi sur les condominiums.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment choisir la bonne plateforme technologique?<\/h2>\n\n\n\n<p>Le choix de la bonne plateforme technologique n\u2019est plus uniquement une d\u00e9cision des services informatiques. Il est essentiel de faire le bon choix pour pouvoir respecter le quorum, prot\u00e9ger l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du vote et \u00e9viter les litiges en mati\u00e8re de gouvernance.<\/p>\n\n\n\n<p>Lors de l\u2019\u00e9valuation des plateformes technologiques pour les assembl\u00e9es virtuelles ou hybrides et le vote par un moyen de communication \u00e9lectronique, les conseils d\u2019administration doivent rechercher les fonctionnalit\u00e9s et caract\u00e9ristiques suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Suivi pr\u00e9cis des pr\u00e9sences.<\/strong>&nbsp;La plateforme technologique doit permettre aux gestionnaires d\u2019effectuer en temps r\u00e9el le compte des personnes pr\u00e9sentes virtuellement et de comparer cette liste \u00e0 celle des participants en pr\u00e9sentiel et des personnes ayant accord\u00e9 une procuration afin qu\u2019aucun propri\u00e9taire ne soit compt\u00e9 deux fois lors de la confirmation du quorum.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Registres de vote fiables.<\/strong>&nbsp;Le syst\u00e8me doit enregistrer toutes les voix exprim\u00e9es par un moyen de communication \u00e9lectronique et les conserver dans des registres et faciliter la r\u00e9cup\u00e9ration de ces registres si les r\u00e9sultats sont contest\u00e9s apr\u00e8s l\u2019assembl\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Configurations de vote flexibles.<\/strong>&nbsp;La plateforme technologique doit \u00eatre en mesure de g\u00e9rer plusieurs cat\u00e9gories d\u2019\u00e9lecteurs et de voix, entre autres dans le cadre de l\u2019\u00e9lection des administrateurs des propri\u00e9taires-occupants, o\u00f9 seuls les propri\u00e9taires-occupants admissibles ont le droit d\u2019exprimer leur voix.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Acc\u00e8s.<\/strong>&nbsp;Les fonctionnalit\u00e9s, notamment le sous-titrage cod\u00e9, la compatibilit\u00e9 avec les logiciels de lecture \u00e0 l\u2019\u00e9cran et les interfaces simplifi\u00e9es sont importantes pour que les propri\u00e9taires vivant avec un handicap ou \u00e9prouvant d\u2019autres difficult\u00e9s puissent participer pleinement aux assembl\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mesures de s\u00e9curit\u00e9 et de protection des renseignements personnels.<\/strong>&nbsp;La plateforme technologique doit pr\u00e9voir des liens s\u00e9curis\u00e9s, des mesures de contr\u00f4le des acc\u00e8s et des mesures de protection des donn\u00e9es, en particulier lorsque des donn\u00e9es financi\u00e8res ou des renseignements personnels sont examin\u00e9s ou affich\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Toute plateforme technologique inad\u00e9quate ou mal configur\u00e9e peut nuire \u00e0 la confiance des participants \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e, soulever des doutes concernant le quorum ou le d\u00e9compte des voix exprim\u00e9es et augmenter les risques de litiges.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Les membres du conseil d\u2019administration peuvent-ils maintenir la participation active des propri\u00e9taires lors des assembl\u00e9es virtuelles?<\/h2>\n\n\n\n<p>En g\u00e9n\u00e9ral, les assembl\u00e9es virtuelles facilitent la participation, mais peuvent \u00e9galement augmenter le risque de d\u00e9sengagement. Les mesures suivantes doivent \u00eatre prises pour maintenir une participation active&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Explication des modalit\u00e9s pour participer.<\/strong>&nbsp;Au d\u00e9but de l\u2019assembl\u00e9e, prendre quelques minutes pour montrer aux propri\u00e9taires comment lever la main, poser des questions et activer le son pour participer au d\u00e9bat.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mise en place de proc\u00e9dures simples et claires.<\/strong>&nbsp;Avant d\u2019aborder les questions de fond, expliquer les modalit\u00e9s pour pr\u00e9senter une r\u00e9solution et l\u2019appuyer, la mani\u00e8re dont les voix seront exprim\u00e9es et \u00e0 quel moment les r\u00e9sultats seront communiqu\u00e9s.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Sondages et foire aux questions cibl\u00e9es<\/strong>. Pour les sujets plus complexes ou confidentiels, envisager l\u2019utilisation d\u2019outils de sondage int\u00e9gr\u00e9s ou de questions-r\u00e9ponses structur\u00e9es afin que les propri\u00e9taires puissent intervenir et poser des questions plus ais\u00e9ment.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Tenue d\u2019une s\u00e9ance de formation.<\/strong>&nbsp;Dans les collectivit\u00e9s locales dont les propri\u00e9taires sont moins \u00e0 l\u2019aise avec les outils technologiques, la tenue d\u2019une courte s\u00e9ance de formation pour v\u00e9rifier les connexions avant l\u2019AGA permettrait d\u2019att\u00e9nuer le stress et d\u2019\u00e9viter les interruptions d\u2019ordre technique pendant le d\u00e9roulement de toute assembl\u00e9e virtuelle.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>La mise en \u0153uvre de ces mesures simples assurera un climat propice \u00e0 des d\u00e9bats constructifs entre les propri\u00e9taires avant le tenu du vote.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Que doivent savoir les membres des conseils d\u2019administration concernant la s\u00e9curit\u00e9, les documents et les adresses de courrier \u00e9lectronique obsol\u00e8tes?<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">S\u00e9curit\u00e9 et transmission des documents<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les membres des conseils d\u2019administration doivent s\u2019assurer que la plateforme technologique utilise des liens s\u00e9curis\u00e9s et contr\u00f4le les acc\u00e8s pour emp\u00eacher toute participation non autoris\u00e9e, en particulier lorsque des informations propres \u00e0 certaines unit\u00e9s ou des renseignements confidentiels doivent faire l\u2019objet de discussion.<\/li>\n\n\n\n<li>Les documents pour l\u2019assembl\u00e9e et toute autre communication pertinente peuvent \u00eatre transmis par courrier \u00e9lectronique ou par l\u2019entremise de portails s\u00e9curis\u00e9s. Toutefois, les soci\u00e9t\u00e9s doivent \u00eatre pr\u00eates \u00e0 fournir sur demande un exemplaire imprim\u00e9 de ces documents aux propri\u00e9taires qui ne peuvent acc\u00e9der facilement aux documents en ligne.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gestion des adresses de courrier \u00e9lectronique obsol\u00e8tes ou inactives<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>M\u00eame si les propri\u00e9taires ont la responsabilit\u00e9 d\u2019informer la soci\u00e9t\u00e9 de toute modification de leur adresse de courrier \u00e9lectronique, en r\u00e9alit\u00e9, il arrive que certaines personnes ne le fassent pas rapidement, ce qui peut provoquer des manquements dans les services et des avis manqu\u00e9s.<\/li>\n\n\n\n<li>Les soci\u00e9t\u00e9s peuvent r\u00e9duire ce risque en invitant r\u00e9guli\u00e8rement les propri\u00e9taires \u00e0 confirmer ou \u00e0 mettre \u00e0 jour leurs coordonn\u00e9es dans les certificats de renseignements, dans les dossiers destin\u00e9s \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e annuelle et en se connectant au portail.<\/li>\n\n\n\n<li>Certains gestionnaires envoient \u00e9galement un bref message de \u00ab&nbsp;v\u00e9rification&nbsp;\u00bb avant les assembl\u00e9es importantes afin de rep\u00e9rer les adresses de courrier \u00e9lectronique invalides avant la transmission des avis officiels.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ces mesures concr\u00e8tes contribuent \u00e0 l\u2019objectif r\u00e9glementaire consistant \u00e0 s\u2019assurer que tous les propri\u00e9taires re\u00e7oivent l\u2019information n\u00e9cessaire et aient une occasion \u00e9quitable de participer aux assembl\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quel est le message \u00e0 retenir pour les conseils d\u2019administration des associations condominiales?<\/h2>\n\n\n\n<p>Les avis \u00e9lectroniques, les assembl\u00e9es virtuelles et hybrides et le vote par un moyen de communication \u00e9lectronique sont d\u00e9sormais des mesures pr\u00e9vues dans la Loi sur les condominiums qui s\u2019inscrivent durablement dans le mode de fonctionnement des associations condominiales en Ontario. Si elles sont utilis\u00e9es de mani\u00e8re r\u00e9fl\u00e9chie, elles peuvent augmenter les taux de participation, simplifier les processus pour la tenue des assembl\u00e9es et r\u00e9duire les co\u00fbts. Si elles sont utilis\u00e9es de mani\u00e8re non r\u00e9fl\u00e9chie, elles peuvent entra\u00eener des litiges concernant le quorum, le d\u00e9compte des voix exprim\u00e9es, l\u2019accessibilit\u00e9 et le respect des r\u00e8gles de proc\u00e9dure \u00e9quitables.<\/p>\n\n\n\n<p>Si votre association condominiale envisage de r\u00e9viser ses pratiques pour la tenue de ses assembl\u00e9es et des votes ou d\u2019adopter un r\u00e8glement concernant la tenue d\u2019assembl\u00e9es virtuelles et le d\u00e9roulement du vote par un moyen de communication \u00e9lectronique, <a href=\"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/secteurs\/immobilier\/condominium-strata\/\">notre \u00e9quipe sp\u00e9cialis\u00e9e dans le domaine des Copropri\u00e9t\u00e9s<\/a> peut vous aider dans l\u2019instauration du cadre et dans la s\u00e9lection d\u2019outils conformes \u00e0 la Loi sur les condominiums, selon les besoins de votre collectivit\u00e9 locale.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>D\u2019abord adopt\u00e9es comme mesures temporaires en raison de la COVID, les assembl\u00e9es virtuelles et les proc\u00e9dures de vote par un moyen de communication \u00e9lectronique sont rapidement devenues pratique courante pour de nombreuses associations condominiales en Ontario lors des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales et des \u00e9lections qui s\u2019y rattachent. 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