{"id":11804,"date":"2022-10-20T12:30:13","date_gmt":"2022-10-20T16:30:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.millerthomson.com\/conservation-des-dossiers-meilleures-pratiques-arc\/"},"modified":"2023-08-12T04:04:04","modified_gmt":"2023-08-12T08:04:04","slug":"conservation-des-dossiers-meilleures-pratiques-arc","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/perspectives-juridiques\/fiscalite-des-entreprises\/conservation-des-dossiers-meilleures-pratiques-arc\/","title":{"rendered":"Livres et registres : politiques de conservation et meilleures pratiques pour les rapports avec l&rsquo;ARC"},"content":{"rendered":"<p>Dans une entreprise, une bonne tenue des livres comptables et des registres est essentielle en cas de v\u00e9rification de l\u2019Agence du revenu du Canada (\u00ab\u00a0l\u2019<strong>ARC\u00a0<\/strong>\u00bb). Les contribuables doivent conna\u00eetre leurs obligations de tenue de dossiers aux termes de la <em>Loi de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu<\/em> (la \u00ab\u00a0<strong>Loi<\/strong>\u00a0\u00bb) et de son r\u00e8glement d\u2019application (le \u00ab\u00a0<strong>R\u00e8glement<\/strong>\u00a0\u00bb), et le pr\u00e9sent article vise \u00e0 rappeler certaines particularit\u00e9s des exigences de conservation qui peuvent \u00eatre m\u00e9connues.<\/p>\n<h2>Quels documents faut-il conserver?<\/h2>\n<p>La Loi et le R\u00e8glement obligent toute soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 conserver les documents suivants pendant la p\u00e9riode commen\u00e7ant \u00e0 la date de sa constitution et se terminant deux ans apr\u00e8s la date de sa dissolution\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>les comptes rendus des r\u00e9unions des administrateurs et des actionnaires de la soci\u00e9t\u00e9;<\/li>\n<li>les registres relatifs aux actions;<\/li>\n<li>le grand livre g\u00e9n\u00e9ral;<\/li>\n<li>les accords ou contrats n\u00e9cessaires \u00e0 la compr\u00e9hension des inscriptions du grand livre g\u00e9n\u00e9ral (collectivement, les \u00ab\u00a0<strong>documents permanents<\/strong>\u00bb)<a href=\"#_ftn1\" name=\"_ftnref1\">[1]<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019ARC consid\u00e8re que les soci\u00e9t\u00e9s qui font l\u2019objet d\u2019une fusion doivent conserver leurs registres, car la nouvelle soci\u00e9t\u00e9 est le prolongement de chaque soci\u00e9t\u00e9 fusionn\u00e9e<a href=\"#_ftn2\" name=\"_ftnref2\">[2]<\/a>. Par contraste, toute entreprise non constitu\u00e9e en soci\u00e9t\u00e9, comme une entreprise individuelle ou une soci\u00e9t\u00e9 de personnes, doit conserver ses documents permanents pendant six ans apr\u00e8s le dernier jour de l\u2019ann\u00e9e d\u2019imposition o\u00f9 l\u2019entreprise a cess\u00e9 d\u2019exister<a href=\"#_ftn3\" name=\"_ftnref3\">[3]<\/a>.<\/p>\n<p>Par ailleurs, le paragraphe\u00a0230(1) de la Loi oblige les entreprises \u00e0 tenir, outre les documents permanents, des registres et des livres de comptes renfermant \u00ab\u00a0les renseignements qui permettent d\u2019\u00e9tablir le montant des imp\u00f4ts payables en vertu de la pr\u00e9sente loi, ou des imp\u00f4ts ou autres sommes qui auraient d\u00fb \u00eatre d\u00e9duites, retenues ou per\u00e7ues\u00a0\u00bb. Une entreprise n\u2019est donc pas tenue de conserver <em>tous<\/em> ses livres et ses registres, mais seulement ceux qui sont suffisants pour permettre au ministre du Revenu national (le \u00ab\u00a0<strong>ministre<\/strong>\u00a0\u00bb) de d\u00e9terminer son revenu imposable et ses imp\u00f4ts \u00e0 payer.<\/p>\n<h2>La r\u00e8gle de six ans et les exceptions<\/h2>\n<p>\u00c0 premi\u00e8re vue, la r\u00e8gle de conservation des documents para\u00eet assez simple\u00a0: les soci\u00e9t\u00e9s et les entreprises non constitu\u00e9es en soci\u00e9t\u00e9 sont g\u00e9n\u00e9ralement tenues de conserver leurs documents se rapportant \u00e0 leurs livres et \u00e0 leurs registres (autres que les documents permanents) pendant les six ans qui suivent la fin de la derni\u00e8re ann\u00e9e d\u2019imposition \u00e0 laquelle les documents se rapportent (la \u00ab\u00a0<strong>r\u00e8gle de six ans<\/strong>\u00a0\u00bb)<a href=\"#_ftn4\" name=\"_ftnref4\">[4]<\/a>. Malheureusement, la r\u00e8gle de six ans comporte certaines exceptions, et il existe des circonstances dans lesquelles l\u2019ARC peut demander \u00e0 un contribuable des livres et des registres d\u00e9bordant la p\u00e9riode de conservation habituelle. En voici une liste non exhaustive\u00a0:<\/p>\n<h3>i) D\u00e9claration de revenus non transmise ou transmise en retard<\/h3>\n<p>Le ministre ne peut \u00e9tablir la cotisation d\u2019un contribuable que si celui-ci a transmis une d\u00e9claration. Ainsi, tant qu\u2019un contribuable ne transmet pas de d\u00e9claration de revenus, le d\u00e9lai de prescription applicable ne commence pas \u00e0 courir en vertu des paragraphes\u00a0152(3.1) et 152(4) de la Loi. Si une d\u00e9claration est transmise en retard, la p\u00e9riode de six ans commence \u00e0 la date de transmission pour les livres et les registres se rapportant \u00e0 l\u2019ann\u00e9e d\u2019imposition en question. Cons\u00e9quemment, si une entreprise ne transmet pas sa d\u00e9claration \u00e0 temps, ses livres et ses registres pourraient faire l\u2019objet d\u2019une inspection couvrant une p\u00e9riode plus longue que les six ans habituels.<\/p>\n<h3>ii) Documents pouvant servir \u00e0 des d\u00e9clarations futures<\/h3>\n<p>Il est toujours prudent de conserver des pi\u00e8ces justificatives se rapportant aux biens ou aux d\u00e9penses que le contribuable compte d\u00e9clarer pour des ann\u00e9es d\u2019imposition \u00e0 venir. Par exemple, tout document concernant le prix de base rajust\u00e9 d\u2019une immobilisation ou le report de pertes pourrait s\u2019appliquer \u00e0 des ann\u00e9es d\u2019imposition d\u00e9bordant largement la p\u00e9riode de conservation de six ans. \u00c0 cet \u00e9gard, l\u2019ARC consid\u00e8re que la p\u00e9riode de conservation des dossiers est \u00e9tablie en fonction de la <em>derni\u00e8re<\/em> ann\u00e9e d\u2019imposition o\u00f9 les registres peuvent \u00eatre utiles en vertu de la Loi, et non en fonction de l\u2019ann\u00e9e o\u00f9 une certaine op\u00e9ration a \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9e.<a href=\"#_ftn5\" name=\"_ftnref5\">[5]<\/a> Par exemple, les registres ayant trait aux investissements \u00e0 long terme comme l\u2019acquisition d\u2019immobilisations doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant six ans \u00e0 compter de la fin de la derni\u00e8re ann\u00e9e d\u2019imposition o\u00f9 ils peuvent servir \u00e0 effectuer des calculs aux fins de l\u2019imp\u00f4t sur le revenu.<\/p>\n<h3>iii) V\u00e9rifications provinciales<\/h3>\n<p>Les entreprises doivent aussi conna\u00eetre les exigences de conservation des documents des autorit\u00e9s de leur province ou territoire, qui peuvent diff\u00e9rer de la r\u00e8gle de six ans. Par exemple, le minist\u00e8re des Finances de l\u2019Ontario exige que les contribuables constitu\u00e9s en soci\u00e9t\u00e9 conservent leurs livres et dossiers pendant sept ans plut\u00f4t que six<a href=\"#_ftn6\" name=\"_ftnref6\">[6]<\/a>. Les contribuables sont encourag\u00e9s \u00e0 v\u00e9rifier la p\u00e9riode de conservation applicable \u00e0 leur province ou territoire.<\/p>\n<h3>iv) Responsabilit\u00e9 des administrateurs<\/h3>\n<p>Le paragraphe\u00a0227(10) de la Loi permet au ministre d\u2019\u00e9tablir une cotisation pour un administrateur de soci\u00e9t\u00e9 si la soci\u00e9t\u00e9 en question a omis de d\u00e9duire et de verser des cotisations sociales et certaines sommes devant faire l\u2019objet de retenues en vertu de la Partie\u00a0XIII de la Loi. Dans un tel cas, la conservation des livres et des registres de la soci\u00e9t\u00e9 pendant une p\u00e9riode allant au-del\u00e0 de la p\u00e9riode habituelle pourrait \u00e9viter \u00e0 l\u2019administrateur d\u2019\u00eatre tenu personnellement responsable. \u00c0 noter que l\u2019ARC ne peut intenter d\u2019action contre un administrateur si plus de deux ans se sont \u00e9coul\u00e9s depuis la date \u00e0 laquelle l\u2019administrateur a cess\u00e9 pour la derni\u00e8re fois d\u2019\u00eatre un administrateur de la soci\u00e9t\u00e9 et qu\u2019il n\u2019en est pas autrement un administrateur de fait<a href=\"#_ftn7\" name=\"_ftnref7\">[7]<\/a>.<\/p>\n<h3>v) Transactions avec des non-r\u00e9sidents<\/h3>\n<p>Les contribuables qui effectuent r\u00e9guli\u00e8rement des transactions avec des entit\u00e9s non r\u00e9sidentes doivent conna\u00eetre leur obligation de retenir et de verser l\u2019imp\u00f4t payable en vertu de la Partie\u00a0XIII relativement \u00e0 certains paiements faits \u00e0 des non-r\u00e9sidents. L\u2019alin\u00e9a\u00a0227(10)d) de la Loi permet au ministre d\u2019\u00e9tablir <em>en tout temps <\/em>une cotisation pour un montant payable en vertu de la Partie\u00a0XIII de la Loi par une personne qui r\u00e9side au Canada. Comme il n\u2019existe pas de d\u00e9lai de prescription, rien dans la loi n\u2019emp\u00eache le ministre d\u2019\u00e9tablir une cotisation relativement \u00e0 l\u2019imp\u00f4t payable en vertu de la Partie\u00a0XIII, ce qui oblige le contribuable \u00e0 conserver les livres et les registres pertinents au-del\u00e0 de la p\u00e9riode de conservation habituelle de six ans.<\/p>\n<h2>Meilleures pratiques<\/h2>\n<p>Malgr\u00e9 les exceptions \u00e0 la p\u00e9riode de conservation des dossiers d\u00e9crites ci-dessus, les entreprises ont de bonnes raisons de ne pas conserver ind\u00e9finiment leurs livres et leurs registres. La Loi ne prescrit pas de norme uniforme \u00e0 cet \u00e9gard, et elle n\u2019oblige pas non plus le contribuable \u00e0 conserver tous les documents sans exception pour se conformer aux exigences relatives \u00e0 la d\u00e9termination de l\u2019imp\u00f4t. En cons\u00e9quence, on peut g\u00e9n\u00e9ralement \u00e9liminer les dossiers d\u00e9suets, les documents redondants et les versions provisoires de documents pour \u00e9viter des v\u00e9rifications inutiles. \u00c0 noter toutefois qu\u2019un tel exercice p\u00e9riodique d\u2019examen et d\u2019\u00e9limination de documents superflus ne peut \u00eatre entrepris si une v\u00e9rification a commenc\u00e9. Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, une fois que l\u2019ARC fait une demande d\u2019information au cours d\u2019une v\u00e9rification ou qu\u2019elle \u00e9met une demande p\u00e9remptoire, il est interdit au contribuable d\u2019\u00e9liminer tout document auquel la v\u00e9rification se rapporte<a href=\"#_ftn8\" name=\"_ftnref8\">[8]<\/a>.<\/p>\n<p>Pour toute question ou pour en savoir plus sur les pratiques de conservation des dossiers les mieux adapt\u00e9es \u00e0 votre entreprise, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 contacter un membre du groupe de la <a href=\"https:\/\/www.millerthomson.com\/fr\/nos-services\/services\/fiscalite-des-entreprises\/\">fiscalit\u00e9 des entreprises<\/a> de Miller Thomson S.E.N.C.R.L., s.r.l.<\/p>\n<hr \/>\n<p><a href=\"#_ftnref1\" name=\"_ftn1\">[1]<\/a> Alin\u00e9a\u00a0230(4)a) de la Loi; art. 5800 du R\u00e8glement.<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref2\" name=\"_ftn2\">[2]<\/a> Agence du revenu du Canada, \u00ab\u00a0IC78-10R5 \u2013 Conservation et destruction des registres comptables\u00a0\u00bb (Juin\u00a02010), par. 27.<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref3\" name=\"_ftn3\">[3]<\/a> Alin\u00e9a 5800(1)c) du R\u00e8glement.<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref4\" name=\"_ftn4\">[4]<\/a> Alin\u00e9a 230(4)b) de la Loi.<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref5\" name=\"_ftn5\">[5]<\/a> IC78-10R5, supra, note\u00a02, par. 29.<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref6\" name=\"_ftn6\">[6]<\/a> Minist\u00e8re des Finances de l\u2019Ontario, \u00ab\u00a0Conservation\/destruction des livres et dossiers\u00a0\u00bb (6\u00a0avril\u00a02022), en ligne\u00a0: &lt;https:\/\/www.ontario.ca\/fr\/document\/systeme-fiscal-de-lontario\/conservationdestruction-des-livres-et-dossiers&gt;<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref7\" name=\"_ftn7\">[7]<\/a> Par. 227.1(4) de la Loi.<\/p>\n<p><a href=\"#_ftnref8\" name=\"_ftn8\">[8]<\/a> IC78-10R5, supra, note\u00a02, par. 28.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans une entreprise, une bonne tenue des livres comptables et des registres est essentielle en cas de v\u00e9rification de l\u2019Agence du revenu du Canada (\u00ab\u00a0l\u2019ARC\u00a0\u00bb). 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